Tips dan Trik Verifikasi Kelayakan Matching Fund Kedaireka

Nazroel.id – Verifikasi Kelayakan merupakan tahapan akhir dari seleksi proposal hibah matching fund (MF) Kedaireka. Bisa dikatakan 80% yang lolos tahap ini, besar kemungkinan didanai asalkan mendapat rekomendasi baik dari 2 reviewernya. Termasuk lolos melewati verifikasi keuangan.

Di tahun 2023 ini, Tahapan VK ini adalah tahapan setelah pitching proposal awal dan lolos dari desk evalution proposal lengkap. Mungkin di postingan lainnya akan diberikan tips dan trik tahapan pitching proposal awal, maupun membuat proposal lengkap.

3 Kali mengikuti tahapan verifikasi kelayakan (VK) baik secara daring maupun luring adalah pengalaman yang berharga yang perlu dibagikan dalam tulisan ini.

Sedikit cerita, di tahun 2020, koordinasi panitia MF belum baik, seorang PIC pendamping langsung menghubungi pengusul lewat pesan WhatsApp (WA) dan mempersiapkan segala sesuatunya untuk tahapan pitching hinggal VK. Bahkan di tahun pertama ini, pihak Perguruan Tinggi tidak dilibatkan, semua dibebankan kepada pengusul terkait administrasi pencairan dananya. Di tahun ini pula masih di masa pandemi COVID-19 jadi umumnya masih dilakukan secara daring.

Di tahun kedua, perbaikan dimulai dengan mulai melibatkan PIC Perguruan Tinggi (PT), PIC inilah yang membantu dari sisi administrasi pencairan keuangan.

Ciri khas di 2020 dan 2021, reviewer diberikan kewenangan yang superior, siapa yang berhasil tanda tangan berita acara (BA), disitu sudah dipastikan 100% didanai dengan jumlah sesuai kesepakatan di BA.

Reviewer berhak mengobrak abrik Rancangan Anggaran Biaya (RAB), memotong, memindahkan posting dari MF, Mitra, atau PT. Bahkan bisa merevisi judul saat VK.

Sehingga tak jarang banyak pengusul yang kecewa, jauh-jauh hadir VK, namun mendapat komentar pedas, dan ditambah dengan BA tidak disepakati bersama.

Apresiasi di tahun 2023 ini, perubahan dilakukan sangat signifikan, blast WA melalui akun resmi Ditjen Dikti, dan kemudian menyediakan WA semacam customer support, namun, masih perlu perbaikan karena pernah mencoba kontak tapi tidak menerima balasan.

1 hari sebelum VK, PIC pendamping dari DIKTI yang merupakan PMO (Project Management Officer) akan membantu kelancaran proses VK dengan menghubungi WA pengusul, selain nantinya sebagai moderator juga menyediakan WAG.

Yang diwajibkan hadir adalah Ketua Pengusul, wakil pengusul untuk revisi RAB, perwakilan Mitra, wakil Mitra untuk revisi RAB.

Di tahun 2023, saking banyaknya meja VK yakni lebih dari 20 meja, reviewer keuangan tidak ada di meja VK, tetapi terpisah di sisi kiri ballroom hotel. Dan sisi kanan tim yang membantu mencetak dokumen.

Setiap meja VK akan disi oleh 3 tim, berturut turut adalah jam 8-10, 10-12, dan 13-15. Selama 2 jam adalah diskusi substansi dan RAB. Setelah itu diberikan waktu untuk kerja mandiri merevisi apa yang diminta reviewer. Berikutnya, jam 15.00 dan seterusnya untuk konfirmasi setelah kerja mandiri.

Perubahan lainnya adalah peran Reviewer tidak seperti di tahun sebelumnya, hanya memberikan rekomendasi untuk revisi, dan semua akan berakhir di kesepakatan BA, tapi penentuan didanai tidaknya masih perlu menunggu keputusan resminya.

Tips dan triks verifikasi kelayakan MF Kedaireka 2023

1. VK untuk isi BA

Tujuan akhir dari VK adalah mengisi BA, sebetulnya format BA terdiri dari ringkasan isian proposal, diantaranya :

• identitas proposal (judul, nama dan institusi pengusul)
• rekapitulasi dana
• target output yang akan dicapai
• target IKU
• komentar dari reviewer
• arahan tahapan berikutnya

Sehingga, selain reviewer akan mengisi rubrik penilaian sesuai di panduan MF 2023, tentunya akan memastikan hal-hal yang akan disepakati bersama terkait isian di BA.

Jika ingin lolos tahap VK, tentunya pastikan terjadi kesepakatan sesuai yang ditanyakan di BA.

2. Pahami target output

Target output dan IKU menjadi hal yang paling penting di VK ini, pastikan terkuantifikasi dengan jelas, dan bisa dicapai dengan baik ketika monitoring dan evaluasi kelak.

2. Pahami panduan keuangan setiap Skema

Panduan bisa diunggah disini http://ringkas.kemdikbud.go.id/panduanMF2023

Sebetulnya disini seharusnya ketika submit proposal lengkap dan RAB, karena apabila sudah sesuai dengan panduan keuangan termasuk dari sisi kewajaran, maka tidak akan ada penyesuaian RAB.

Akan dibantu oleh reviewer keuangan, apabila masih ada yang tidak wajar dan tidak sesuai dengan panduan.

3. Sediakan waktu seharian

Setiap pengusul akan mendapatkan waktu untuk konfirmasi substansi selama 2 jam, berikut adalah jadwalnya

Contohnya, Bagi yang pengusul 1, maka dipastikan selesai diatasi jam 15.00 WIB. Wajib tetap hadir sampai BA disepakati.

4. Reviewer adalah partner

Ini adalah prespektif yang harus dipegang oleh para pengusul, perlu diingat walaupun penentuan akhir ada di Kementrian, tapi yang ditugaskan menilai pengusul adalah reviewer.

Disinilah waktunya reviewer akan mengkonfirmasi catatan-catatan yang telah dipelajari dari proposal lengkapnya. Kita sebagai pengusul baiknya mencerna maksud reviewer dan berdiskusi mencari solusi.

Solusi dan kesepakatan bersama penting terutama setelah diberikan waktu kerja mandiri dan konfirmasi perubahan hingga di tandatangan BA.

5. Usaha dan berdoa

Setelah semua dijalani dengan usaha yang maksimal, kekuatan doa tetap jadi yang utama. Penentuan diterima tidaknya menunggu SK dari Kemendikbud.