Nazroel.id – Kesibukan menjalankan Tridarma Perguruan Tinggi bagi seorang dosen sering melupakan kegiatan pendokumentasian untuk kenaikan pangkat jabatan fungsional nya. Tak jarang bahkan melupakannya hingga telat untuk naik pangkat.

Padahal, bila sistem pengarsipan digital berbasis folder google drive dan excel spreadsheet dilakukan, itu akan mempermudah seorang dosen dalam meniti karir sesuai jenjang yang harus dijalaninya.

Tips kali ini berbagi terkait cara mudah mengarsipkan berkas digital dan fisik terutama bagi yang berencana mengajukan JabFung Guru Besar ataupun Lektor Kepala.

Seperti kita ketahui, yang harus dikumpulkan adalah unsur Dikjar (Pendidikan dan Pengajaran), Penelitian, PKM (Pengabdian Kepada Masyarakat), dan Penunjang dengan besaran poin tertentu sesuai pedoman Dikti yang berlalu.

Siapkan file berkas digital

Beruntung bila Surat Keputusan/Surat Tugas Dekan/Pimpinan sudah dalam bentuk pdf, jadi tidak perlu proses scan, terkecuali untuk sertifikat PKM/penunjang perlu di pindai.

Buat excel spreadsheet online

Excel spreedsheet ibaratnya sebagai daftar isi yang harus dilengkapi untuk pemberkasan baik file digital maupun fisik nantinya.

Excel spreedsheet yang harus disiapkan minimal bisa hanya satu file yang terdiri dari sheet DUPAK, list penelitian, daftar 2 peer review, lembar pengesahaan, dan lainnya.

Contohnya ada di postingan sebelumnya untuk versi terbaru.

Mengapa sebaiknya dalam bentuk excel spreadsheet online?

Disinilah perlu teamwork, membuat tim tidak hanya dosen tersebut yang mengisinya tapi bisa juga tenaga kependidikan yang membantu mengisi dan mengoreksi, bisa tim kenaikan pangkat yang dibentuk sendiri, seperti melibatkan mahasiswa bimbingannya.

Buat folder google drive

Berikutnya adalah membuat 1 folder google drive khusus dengan sistem sharing terbuka sebagai editor.

Didalamnya terbagi menjadi

1. Dikjar
2. PKM
3. Penelitian
4. Penunjang
5. SK/Pangkat JabFung (yang dimiliki)
6. Lembar pengesahaan (peer review)
7. Pedoman/panduan

Didalam folder dikjar terbagi

1. Modul pembelajaran
2. Semester Genap/Ganjil sesuai rentang waktu yang dinilai (bisa terdiri dari beberapa folder)

Di dalam folder semester terdiri

1. Mengajar
2. Membimbing
3. Menguji
4. Dosen wali
5. Scan lembar pengesahan skripsi/tesis/disertasi mahasiswa bimbingan

Di dalam folder penelitian terbagi menjadi

1. Jurnal internasional berfaktor dampak
2. Jurnal internasional bereputasi
3. Jurnal internasional
4. Jurnal nasional terakreditasi
5. Jurnal nasional tidak terakreditasi/terindek DOAJ
6. Buku ISBN
7. Paten
8. Hasil plagiarism checker

Untuk folder pedoman merupakan regulasi yang digunakan saat ini bisa dilihat di link berikut ini

Setelah folder siap, silahkan semua file digital dimasukkan ke folder tersebut, memang perlu waktu, disinilah komitmen harus dijalankan baik dari dosennya maupun tim kenaikan pangkatnya.

Siap print dan berkas fisik

Langkah teakhir setelah penghitungan dan pengecekan poin yang didapat cukup untuk diajukan, silahlan print berkasnya.

Sediakan map plastik dengan pembolong kertas untuk diarsipkan dan siapkan box plastik agar berkas tidak tercecer seperti pada gambar.

Bismillah dan tinggal menunggu proses validasi dan kelayakan di tingkat Fakultas-Universitas-Dikti.

Tingkat Dikti hanya bagian penelitian, oleh karennya perlu strategi pemilihan berkas yang tepat agar menghindari proses pengembalian dan banding yang akan memerlukan waktu lebih lama.