Nazroel.id – Alhamdulillah, kata pertama yang terucap setelah melewati proses yang lebih dikenal disini dengan “interview” yakni wawancara dengan penguji. Di tanah air bisa dikatakan sebagai proses sidang tertutup.

Di Jepang, khususnya di Kumamoto University, beberapa program pascasarjana menerapkan sistem sidang tertutup dalam satu waktu, seperti di Fakultas Engineering. Tapi, di Fakultas Kedokteran dan juga Farmasi, mengikuti konsep wawancara. Berikut adalah beberapa poin konsep sidang tertutup di Jepang dengan sistem wawancara.

1. Penguji dipilih oleh pembimbing

Untuk program magister, 2 tahun masa studi, maka akan diuji oleh 2 orang setingkat minimal associate profesor, mungkin di Indonesia memiliki pangkat lektor kepala. Sedangkan untuk program Doktor tergantung akan diuji oleh 3 sampai 4 penguji. Biasanya untuk masa 4 tahun akan diuji oleh 4 penguji dari berbagai bidang diluar bidang yang kita kuasai.

Misalnya, saya dari bidang Physical Pharmaceutic, diuji oleh bidang Natural Product, Pharmacology, dan Clinical Pharmacy.

Uniknya, semua penguji dipilih oleh pembimbing. Apabila memiliki banyak kandidat doktor atau master, maka nama penguji yang ada, akan dipilih dan didistribusikan kepada masing-masing kandidatnya.

2. Penguji disiapkan draft thesis/disertasi

Beberapa hari dari deadline submit thesis/disertasi, Fakultas kemudian akan memberikannya ke penguji yang telah ditentukan oleh pembimbing. Draft ini akan dibaca dan menjadi bahan pertanyaan dalam interview.

3. Membuat janji interview dengan penguji

Layaknya seperti bimbingan, kita harus membuat janji kapan akan dilaksanakannya interview. Penguji berasal dari Departemen lain, oleh karenanya beberapa penguji terkadang belum mengenal kita lebih dekat.

Membuat semacam kartu nama di kertas, print out, berisi nama, e-mail, alamat apartemen, dan no telepon perlu dibuat.

Mencari ruangan penguji bisa dibantu dengan teman Jepang lainnya. Seketika bertemu, memperkenalkan diri dan biasanya penguji telah mengetahui maksud kedatangan kita. Berikan kontak dan kita tunggu para penguji meresponnya.

Seperti halnya di Indonesia, tidak semua penguji akan membalas dan memberi tahu kapan waktu interviewnya. Selang seminggu, kita bisa mengingatkannya melalui e-mail dan biasanya akan langsung dibalas dan menentukan kapan waktu sidangnya.

4. Penguji paling senior menjadi ketua penguji

Walaupun dilakukan secara sendiri-sendiri. Fakultas telah menyiapkan lembar penilaian yang harus diisi dan nantinya akan dikoordinir oleh ketua penguji. Biasanya penguji paling senior dipilih menjadi ketuanya dan berhak menentukan apakah kandidat berhak melangkah ke sidang terbuka atau tidak.

5. Waktu lamanya interview tergantung penguji

Konsep dari interview ini sebenarnya adalah diskusi. Beberapa penguji terkadang meminta untuk menyiapkan slide presentasi. Adapula yang telah membaca dengan detil draft thesis/disertasinya dan langsung bertanya.

Rata-rata waktu yang diperlukan adalah 50-70 menit setiap penguji. Interview ini dilakukan di ruang pribadinya penguji, sehingga bisa dikatakan “head to head”.

6. Apa saja hal yang ditanyakan?

Pada dasarnya ada 4 poin utama yang ditanyakan

• Latar belakang kandidat seperti pekerjaan, alasan mengambil topik penelitian
• Apa kebaruan dari penelitiannya
• Bagaimana dampak hasil penelitian ini kedepannya
• Teknis penelitian termasuk alasan ilmiahnya

Setiap penguji memiliki gaya dan latar belakang pengetahuan yang berbeda, tetapi 4 hal diatas adalah yang selalu ditanyakan dari ketiga penguji yang saya alami.

7. Melaporkan hasil interview ke supervisor

Setelah beres interviews, kita diharuskan membuat summary atau kesimpulan dari setiap interview, mirip seperti log book atau catatan harian, apa yang ditanyakan dan dilakukan selama interview tertulis dalam MS-Word. Selanjutnya akan didiskusikan untuk mencari solusi, jika perlu.

8. Tips mengatasi sidang tertutup di Jepang dengan konsep interview

Berikut beberapa tips untuk mengatasi sidang tertutup di Jepang

• Pada dasarnya orang yang paling mengetahui penelitian yang kita lakukan adalah kita yang melaksanakannya. Jadi tampil percaya diri adalah penting.
• Kuasai bidang kita sendiri, dalami hal-hal yang terkait dengan penelitian kita.
• Tanamkan bahwa tujuan dari interview adalah sharing dan diskusi, jawab pertanyaan sesuai pemahaman kita, jika jawaban ragu, berusaha untuk menciptakan suasana diskusi sehingga penguji juga ikut berpikir dan mencarikan solusi.
• Tampil cool dan enjoy, jangan berikan kesan kita tidak menguasai bahan
• Doa, berdoa adalah tips jitu agar semua bisa berjalan dengan lancar

Pada dasarnya semua penguji akan memberikan suasana yang nyaman untuk saling berdiskusi, tidak seperti pada kondisi dimana sidang tertutup dengan banyak para penguji dalam satu waktu.

Tibalah saatnya untuk menunggu PhD Defense pada 15 Februari 2017, doakan saya pemirsa…..