Sungguh beruntung kali ini terlibat secara teknis dalam menyelenggarakan event besar Internasional, yakni Joint Conference of 8th Asian Cyclodextrin Conference and 32nd Cyclodextrin Symposium. Walau bukan sebagai panitia inti, setidaknya mengetahui gambaran cara orang Jepang dalam mempersiapkan segala sesuatunya.

Uniknya Pengalaman Menjadi Panitia Seminar Internasional di Jepang akan sedikit dijelaskan di postingan kali ini. Kepanitian seminar ini dipimpin langsung oleh 1 orang professor, 2 orang associate professor serta dibantu oleh 20 mahasiswa S3, S2 dan S1. Semua hal di kelola sendiri tanpa adanya event organizer. 

Hal-hal yang biasa dilakukan seperti ketika menjadi panitia seminar internasional di Indonesia, seperti tahapan persiapan yang berbulan-bulan termasuk dalam mempersiapkan promosi tentunya tidak akan diungkap disini, hanya hal-hal yang dianggap unik dan berbeda terutama hal teknis yang akan diceritakan.

1. Peralatan teknis dari Fakultas

Semua peralatan teknis seperti partisi tempat memasang poster, penunjuk arah, handy talky, microphone, dan lainnya berasal dari Fakultas. Di gedung pertemuan yang di sewa disediakan fasilitas standar ruangan di Jepang, tidak ada petugas untuk membantu hal teknis seperti merubah posisi meja dan kursi, semua dilakukan sendiri

Untuk membawa peralatan dari Fakultas ke gedung pertemuan dengan menggunakan truk sewaan yang juga dikendarai oleh kita.

2. Booth/stand pameran sederhana berada di ruangan tempat coffee break

Tidak seperti di Indonesia, dimana stand pameran dibuat semewah mungkin. 4 perusahaan yang ikut serta di pameran ini adalah yang mensponsori penuh acara seminarnya. Dari 4 perusahaan ini, diberi kesempatan dalam Lucheon seminar, atau presentasi sambil makan siang.

Coffee break dalam pikiran saya adalah kue-kue, snack dan minuman yang disediakan catering. Disini makanan dan snack disediakan oleh peserta pameran. Kecuali minuman, kita sediakan dengan membeli di supermarket beberapa hari sebelumnya. Tidak lupa disediakan coffee yang dibuat sendiri. Untuk makan siang sendiri disediakan Lunch Box dengan membeli ke restoran tertentu.

3. Makan malam ala Jepang

Hal yang berbeda lainnya adalah adanya welcoming dinner yang diperuntukan bagi peserta yang ingin ikut serta. Biasanya di Indonesia hanya pembicara yang diundang. Acara makan malam dilakukan 2 kali setelah acara seminar setiap harinya selesai. Konsep makan malam adalah ala Jepang mirip dengan pesta lengkap dengan minuman beralkohol seperti berikut ini.

5. Tepat waktu

Acara dimulai Pk. 9.00, gedung baru dibuka Pk. 8.20 dan harus tutup Pk. 18.00. Disini gedung pertemuan khusus memang untuk acara seminar, untuk makan malam harus pindah tempat ke restoran.

Tidak sulit untuk mengatur waktu, cukup dengan disediakan bel, pembicara yang mengerti akan mempercepat presentasinya jika bel dibunyikan. Apabila molor, maka waktu break akan dipotong.

6. Plastik name tag dikembalikan dan sampah di bawa pulang

Ini yang membuat saya sedikit aneh, disini plastik name tag harus dikembalikan dan dikumpulkan karena termasuk properti Fakultas yang bisa digunakan kembali setiap saat. Selain itu, sampah yang dikumpulkan tidak ditinggalkan begitu saja di ruangan, tetapi kita harus membawanya dan membuang ke tempat pembuangan khusus di kampus kita.

7. Panitia tidak diberi honor

Semua bekerja tanpa pamrih dan tidak diberi honor, ini yang membuat saya salut. Pekerjaan yang dilakukan tidak diukur dengan uang. Penyelenggaran seminar disini tidak berlandaskan atas mencari pemasukan semata dengan mencari peserta sebanyak-banyaknya, melainkan suasana ilmiah benar-benar terasa.